Utilizzo delle PEC e impieghi vantaggiosi per le comunicazioni massive

Martedì 16 Novembre 2021

La posta elettronica certificata (PEC) è un particolare tipo di posta elettronica che ha in quel “certificata” la sua peculiare caratteristica, in quanto permette di dare a un messaggio lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la prova dell’invio e della consegna.

Il mittente della PEC, infatti, riceve dal gestore di posta una ricevuta che costituisce la prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata, con precisa indicazione temporale.

L’istituzione della PEC, parificata alla notifica a mezzo posta, risale a ben 16 anni fa (con D.Lgs. n. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale). A tutt’oggi è un sistema esclusivo nel panorama europeo.

La PEC è obbligatoria per imprese, pubbliche amministrazioni e liberi professionisti.
In ogni modo, visti i vantaggi che offre e il costo contenuto, sempre più cittadini divengono titolari di una casella PEC, pur non essendo obbligati ad averne una.  

Comunicazioni massive tramite PEC: come realizzarle?

Un utilizzo molto importante e vantaggioso è impiegare la PEC per comunicazioni massive, in sostituzione appunto all’invio di numerose raccomandate con ricevuta di ritorno. Questo è un servizio necessario in ambito aziendale, associativo e per molti enti (ad esempio Comuni).

Perché molto vantaggioso rispetto a una raccomandata?
Principalmente è un metodo di gran lunga più economico e decisamente più rapido in tutte le sue fasi (composizione, invio e notifica).

Unico vincolo è che per poter inviare comunicazioni massive tramite PEC è indispensabile avvalersi di un articolato sistema informatizzato, appositamente sviluppato, che consenta:

• comunicazioni personalizzate (sia del messaggio, che dell’allegato)
• invio programmato e massivo (anche a migliaia di destinatari)
• importazione dei destinatari da altre comunicazioni
• tracciamento e analisi dei risultati di invio
• gestione delle ricevute di accettazione e consegna

Quest’ultimo aspetto, in particolare, è assolutamente indispensabile e vantaggioso, in quanto sarebbe impossibile su grandi numeri controllare a mano le ricevute di accettazione e consegna.

In pratica, quindi, è necessario dotarsi di uno strumento che in modo veloce e automatizzato riesca a compiere tutte le operazioni elencate, in modo da soddisfare le molteplici esigenze.

Per le PA sorge anche un’altra esigenza collegata a questo argomento: protocollare in modo informatizzato le PEC inviate. Esigenza che, in caso di invii massivi, non è facile soddisfare se non integrando anche il sistema di gestione del protocollo.

Attualmente sul mercato non sono molti i sistemi che offrono questi servizi, soprattutto in modo integrato e proposti come servizi online, in una logica di completo outsourcing, e alla portata anche di una piccola PA.