Formazione Professionale Continua: sfide e strumenti per gli Ordini Professionali

Ogni professionista iscritto ad un Ordine o Collegio Professionale ha l’obbligo, secondo l’art. 7 del D.P.R. 137/2012, di formazione continua.

Cosa si intende per Formazione Professionale Continua?

Si tratta di un tipo di formazione che, diversamente da quella permanente, compete al professionista già divenuto tale. Questo perché mira all’aggiornamento e ampliamento delle conoscenze e non all’acquisizione di competenze fondamentali.

Siamo difronte ad un attività di apprendimento che accompagna il professionista per tutto il corso della sua carriera e rappresenta, non solo un obbligo, ma anche un’occasione per specializzarsi in un ambito professionale. La ratio di tale disposizione, infatti, è quella di avere professionisti aggiornati che offrano ai propri clienti servizi sempre più efficienti.

In questo contesto, gli Ordini Professionali si sono dovuti attrezzare per offrire ai propri iscritti i mezzi per formarsi adeguatamente. Da qui la necessità di acquisire degli strumenti utili all’organizzazione e realizzazione di eventi formativi che, ad oggi, rappresentano per gli Ordini Professionali una vera e propria sfida.

Le grandi sfide della Formazione Professionale Continua

In questo articolo, analizzeremo le grandi sfide che gli Ordini devono affrontare nel gestire questa attività al meglio:

1. Promozione degli eventi;

2. Raccolta iscrizioni;

3. Rilevazione delle presenze e assegnazione dei crediti formativi;

4. Nuova sfida: Gestione degli eventi online.

Promuovere un evento di Formazione Professionale

Nel momento in cui si organizza un evento di formazione, lo si fa sperando di poter dare un valore aggiunto, in termini di conoscenze e competenze, ai professionisti che parteciperanno. Proprio in questa ottica vengono scelte le tematiche, i relatori e la scaletta.

Lo scopo è, naturalmente, quello di coinvolgere più professionisti possibile.

In questo scenario, la prima sfida per gli Ordini sta nel promuovere l’evento in modo che la notizia arrivi forte e chiara ai propri iscritti e oltre.

Come promuovere un evento di formazione?

Nel 2024, non disponendo di bacheche fisiche o cartellonistica ma dovendo comunque apporre la notizia affinché sia vista, dobbiamo ricorrere all’online: il sito è la nuova bacheca.

È il posto dove la nostra utenza reperirà tutte le informazioni.

Questo vuol dire che, all’interno del sito, la notizia deve essere rintracciabile facilmente, le informazioni relative all’evento devono essere scritte in modo chiaro e devono essere organizzate in maniera tale da dare risalto a quelle fondamentali come la data, ora e argomento.

Dunque per rendere ben visibile l’annuncio la sezione “Catalogo eventi” del sito deve essere:

- Facile da raggiungere in pochi clic durante la navigazione;

- Ben organizzata e chiara nelle informazioni.

Una volta fatto ciò, non possiamo sperare che tutte le persone potenzialmente interessate all’evento trovino per caso la notizia navigando sul sito, dobbiamo quindi procedere con delle comunicazioni dirette.

A questo scopo è utile mandare delle email per annunciare l’imminente evento e usare i social network per una comunicazione più veloce.

Strumenti necessari per promuovere un evento di formazione

Affinché gli Ordini Professionali riescano a promuovere un evento in maniera efficace, nel 2024 è necessario utilizzare ciò che la tecnologia ci offre: un gestionale completo che possa facilitare tutti i processi relativi alla formazione e oltre.

Uno di questi è sicuramente Armonia Formazione

Tra le tante funzionalità, Armonia Formazione, offre un Catalogo facilmente aggiornabile con possibilità di realizzare, per ogni appuntamento, una scheda evento da cui i professionisti acquisiranno tutte le informazioni utili. Dalla compilazione intuitiva e estremamente completa con la possibilità di inserire nelle apposite sezioni: la data, ora e luogo, le modalità di iscrizione (che vedremo nel prossimo paragrafo), le modalità di pagamento accettate, possibilità di allegare i documenti per gli iscritti all’evento e tante altre informazioni utili.

Sempre in relazione alle necessità specifiche di questa fase di promozione, con Armonia, è possibile mandare delle newsletter professionali con pochi semplici passaggi. Utilizzando un modello grafico preimpostato, si può personalizzare il proprio messaggio e spedirlo automaticamente selezionando una o più liste di destinatari.

Infine, la notizia può essere riportata sui social network dell’Ordine, semplicemente con un tasto di condivisione che, dalla scheda evento, riporta il contenuto suoi social con un solo clic.

In questo modo, la comunicazione avrà una capillarità tale da raggiungere ogni possibile interessato all’evento dovunque egli si trovi a navigare.

Gestire l'organizzazione degli eventi formativi

Un’altra sfida che di pone davanti agli Ordini Professionali riguarda la gestione pratica e logistica degli eventi.

Questa fase comprende la scelta dei relatori, la definizione dei luoghi degli incontri e l'adeguamento degli eventi alla normativa vigente, che prevede la classificazione degli stessi in base alle discipline di appartenenza.

In questa fase, l’Ordine deve, inoltre, assicurare la corretta distribuzione dei posti disponibili, tenendo conto delle specificità del pubblico target: alcuni posti potrebbero essere riservati ai neo-iscritti, mentre altri ai professionisti esperti.

La necessità è quella di garantire di potersi iscrivere all’evento in maniera agevole. Dunque, è importante che siano specificati i posti disponibili per scongiurare il pericolo di overbooking e, qualora l’evento non fosse gratuito, anche le modalità di pagamento e l’importo da pagare.

L'intero processo di pianificazione, iscrizione e accreditamento comporta un lavoro oneroso.

Cosa potrebbe agevolare il lavoro delle segreterie

Un esempio di automazione utile è quella per la gestione delle modalità di iscrizione. La possibilità di inserire le condizioni di partecipazione (come per esempio la quota di iscrizione) in base a diversi requisiti o, semplicemente, automatizzare i processi di pagamento sarebbe un grande plus per le segreterie degli Ordini.

In merito a questo ultimo punto, gli Ordini devono offrire un sistema di pagamento che sia in linea con le normative vigenti e avere la possibilità di rilasciare la fattura. Parliamo, ad esempio, di pagoPA per i pagamenti perso la Pubblica Amministrazione o diverse modalità se i destinatari sono altri.

Altro elemento che potrebbe facilitare l’organizzazione di un evento è avere a disposizione degli archivi contenenti informazioni utili da cui attingere.

Facciamo alcuni esempi.

Un archivio di tutte le informazioni sui relatori che hanno già dato il proprio contributo e che potrebbero essere nuovamente coinvolti o, ancora, un archivio di location che possono essere riutilizzate in base alla loro ubicazione o alla loro capienza.

Per questa e altre necessità degli Ordini abbiamo creato Armonia.

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Registrazione presenze, rilascio attestati e attribuzione dei crediti

Giunti al giorno dell’evento, ciò di cui si deve occupare l’Ordine Professionale è registrare la presenza di chi, oltre ad essersi iscritto, prende parte all’evento.

Un obiettivo che si traduce nelle seguenti attività:

• registrare l’orario di entrate e di uscita

• calcolare, in base al tempo di permanenza, i crediti formativi maturati

• attribuire i crediti corrispondenti al partecipante.

Monitorare la partecipazione, soprattutto negli eventi virtuali, è cruciale per l'assegnazione corretta dei crediti formativi.

Molto facile a dirsi, ma farlo comporta un grande lavoro da parte delle segreterie.

Lavoro che potrebbe essere smaltito velocemente con gli strumenti giusti.

Armonia è la soluzione che automatizza tutte le attività relative alla formazione.

Un soluzione che gestisce la registrazione delle presenze (tramite badge, tessera sanitaria o voucher) e l’attribuzione dei crediti formativi in maniera automatica e che, infine, restituisce agli iscritti una fotografia della loro situazione in ogni momento.

 La nuova sfida: la formazione a distanza 

L'emergenza pandemica ha accelerato la diffusione della formazione a distanza, rendendola una modalità sempre più centrale nell'erogazione della formazione professionale continua.

Questo cambiamento ha aperto nuove opportunità ma anche nuove esigenze per gli Ordini.

La nuova sfida è quella di poter organizzare eventi misti in modalità sincrona, nei quali una parte dei partecipanti è presente in aula insieme ai relatori e l’altra segue l’evento online, nello stesso momento.

Questo comporta la necessità di avere un sistema che tenga traccia delle iscrizioni, che comunichi in maniera automatica al partecipante come accedere all’evento online, che registri i dati di partecipazione e che li elabori al fine di attribuire i crediti corrispondenti.

Conclusione.

Le sfide relative alla formazione professionale continua, come abbiamo visto in questo articolo, sono molte e la transizione verso il digitale, se da un lato comporta un'ulteriore complessità che le segreterie spesso faticano a fronteggiare, dall’altro ha portato alla nascita di soluzioni e supporti tecnologici preziosi che permetto un notevole risparmio di tempo e energie che possono essere impiegati in attività più utili per i propri Iscritti.

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