La posta elettronica certificata, come sappiamo, è un particolare tipo di posta elettronica che ha in quel “certificata” la sua peculiare caratteristica, in quanto permette di dare a un messaggio lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, garantendo così la prova dell’invio e della consegna.
L’istituzione della PEC, parificata alla notifica a mezzo posta, risale a ben 16 anni fa (con D.Lgs. n. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale). A tutt’oggi è un sistema esclusivo nel panorama europeo.
La PEC è obbligatoria per imprese, pubbliche amministrazioni e liberi professionisti.
In ogni modo, visti i vantaggi che offre e il costo contenuto, sempre più cittadini divengono titolari di una casella PEC, pur non essendo obbligati ad averne una.
Comunicazioni massive tramite PEC: come realizzarle?
Un utilizzo molto importante e vantaggioso è impiegare la PEC per comunicazioni massive, in sostituzione appunto all’invio di numerose raccomandate con ricevuta di ritorno. Questo è un servizio necessario in ambito aziendale, associativo e per molti enti (ad esempio Comuni).
Perché molto vantaggioso rispetto a una raccomandata?
Principalmente è un metodo di gran lunga più economico e decisamente più rapido in tutte le sue fasi (composizione, invio e notifica).
Unico vincolo è che per poter inviare comunicazioni massive tramite PEC è indispensabile avvalersi di un articolato sistema informatizzato, appositamente sviluppato, che consenta:
- comunicazioni personalizzate (sia del messaggio, che dell’allegato)
- invio programmato e massivo (anche a migliaia di destinatari)
- importazione di una lista di destinatari
- tracciamento e analisi dei risultati di invio
- gestione delle ricevute di accettazione e consegna
Quest’ultimo aspetto, in particolare, è assolutamente indispensabile e vantaggioso, in quanto sarebbe impossibile su grandi numeri controllare a mano le ricevute di accettazione e consegna.
In pratica, quindi, è necessario dotarsi di uno strumento che in modo veloce e automatizzato riesca a compiere tutte le operazioni elencate, in modo da soddisfare le molteplici esigenze.
Per le PA sorge anche un’altra esigenza collegata a questo argomento: protocollare in modo informatizzato le PEC inviate. Esigenza che, in caso di invii massivi, non è facile soddisfare se non integrando anche il sistema di gestione del protocollo.
Attualmente, conviene attenzionare sul mercato i sistemi che offrono questi servizi in modo integrato e proposti come servizi online, in una logica di completo outsourcing, e alla portata anche di una piccola PA.
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